A hatékonyság és versenyképesség megőrzéséhez szintén átlátható, és gyors dokumentumkezelésre van szükség, hiszen az ügyintézőnek az ügyfélkiszolgálás pillanatában el kell érnie valamennyi kapcsolódó dokumentumot és egyéb digitalizálható tartalmat.
Az output menedzsment megoldások jelentősége mára szintén megnövekedett. Mivel az ügyfelek elérése újabb termék értékesítése céljából egyre nagyobb kihívást jelent, a hagyományos tömegmarketinget fokozatosan személyre szabott direkt marketing megoldások váltják fel. A cél, hogy minél hatékonyabban használják fel az ügyfél értékes, nehezen megszerzett, egyre rövidebb távú figyelmét. Ennek érdekében személyre szabott üzeneteket juttatnak el már meglévő dokumentumtípusokon keresztül (például számlalevelekben). Jellemző az új csatornák (e-mail, mobil) felhasználása is, ami kényelmesebb és egyszerűbb elérést biztosít az ügyfelek számára.
Sok esetben szükség van tehát egy olyan központi dokumentumkezelő megoldás kialakítására, amely tökéletesen illeszkedik a szervezet más rendszereihez, integrálódik azokkal, és lehetővé teszi az egységes dokumentumkezelési folyamatok kialakítását. Fontos, hogy a megoldás alapot nyújtson korszerű technológiák megvalósításához is.

Az átfogó dokumentumkezelő rendszer működése

A megoldások eredményeképpen

• A szükséges dokumentumok közvetlenül érhetők el, ami jelentősen fokozza a munkafolyamatok hatékonyságát.

• Csökken az ügyintézőkre háruló terhelés.

• A meglévő erőforrások bővítése nélkül több ügyfél kiszolgálása válik lehetővé.

• Emelkedik a kiszolgálás minősége.

• Az elektronikus dokumentumkezelés költségcsökkentő, mivel a papír alapú dokumentumkezelés a dokumentumok többszöri másolása, postázása, tárolása miatt jelentős költséggel jár.

• Az ügyfélnek írott, valamint számla- és hírlevelek esetében megvalósítható a tömeges, mégis személyre szabott kommunikáció.

• Új típusú csatornák vehetők igénybe az ügyfélkommunikáció során.

Feladatok:

• Vállalati folyamatok felmérése, újratervezése

• Egységes, központi dokumentumkezelő-rendszer kialakítása

• Integráció az ügyfélkapcsolatokat támogató, ügyféladatokat kezelő rendszerekkel

• Tartalomlétrehozás, -összegyűjtés szervezése

• Tartalommegjelenítő megoldás kialakítása

• Tömeges, személyre szabott dokumentumok (ügyfélértesítők, hírlevelek) előállításának megoldása