A vállalatok külső és belső folyamataikban egyre erősebben támaszkodnak az Internet nyújtotta lehetőségekre. Terjednek az önkiszolgáló ügyfél portálok, s munkatársaik is intranet portálokon keresztül kommunikálnak egymással. A folyamatok egyik fontos eleme az online kérdőív, amely felhasználása számos területen biztosít költséghatékonyságot a vállalat és kényelmet a felhasználó számára. Lényeges szerepet játszhat szabványos folyamatok támogatásában is.

A WebForms alapvetően két elemből áll. A kérdőív modult a kitöltők egy Internet és intranet oldalon megjelenő pop-up ablakban érik el. Az oldalak publikálhatók mindenki számára, illetve egy-egy személy egyedi elérést kaphat hozzájuk. Az adminisztrációs modul csak a vállalaton belül, intranetről érhető el. Segítségével az űrlap-adminisztrátorok kezelik a beérkezett információkat. Az oldal tartalmát és a kitöltött űrlapok feldolgozását a WebForms biztosítja, majd egy Oracle adatbázisban tárolja el az információkat.

Szerepkörök és jogosultságok
Az eszköz több szerepkört különböztet meg. Az űrlap kitöltői a kész kérdőíveket látják és töltik ki. Az űrlap-adminisztrátor létrehozza és menedzseli a kérdőíveket, a megtekintő megnézheti az eredményeket, az adminisztrátor pedig az alkalmazás beállításait végezheti el. Az űrlap szerkesztésekor megadhatunk csoportokat is, amelyek lehetnek például a vállalat egyes részlegei. A csoportokon belül valamennyi szerepkör megtalálható.
Az Internetről érkező felhasználóknak nem kell regisztrálniuk a kérdőív kitöltéséhez, de ha kapcsolatfelvételt szeretnének kérni, megadhatják adataikat, melyeket a rendszer az adatbázisban helyez el. Az automatikus, tömeges űrlapkitöltések kiszűrésében egy CAPTCHA-(Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart ) technológia segít. Ennek lényege, hogy az űrlap elküldésekor be kell gépelni egy eltorzított ábrán látható karaktersorozatot, igazolva, hogy emberi és nem számítógép felhasználásról van szó.
A belső hálózatról érkező kérdőív kitöltők és adminisztrátorok authentikáltak, vagyis előzetesen regisztrálniuk kellett.

Műveletek és folyamatok
Az űrlap-adminisztrátorok a következő alapműveleteket tudják végrehajtani: létrehozás, aktiválás, deaktiválás, törlés, másolás. Szerkesztéskor megtekinthetik a kérdőív előnézeti képét, és visszatérhetnek a szerkesztőbe, illetve véglegesíthetik a változásokat. Bármikor elmenthetik piszkozatként az űrlapot, majd folytathatják a szerkesztést.
A küldéssel az űrlapokat egy-egy személyhez juttathatják el, meghatározva a lejárati időt is, ami előtt a címzett figyelmeztető levelet kap a rendszertől. A kitöltések alakulása is nyomon követhető.

Űrlapkészítés
Az űrlap létrehozásakor, a szerkesztő felületen több elrendezést és stílust adhatunk meg, valamint lehetőség van a beépített stíluslapok mellett továbbiak felvételére is.
A kérdőíven felhasználható valamennyi szokásos űrlapelem, mint a méretezhető egy- vagy többsoros szabad szöveges mező, legördülő menü (combo box), rádiógomb, kijelölő mező (checkbox), pontelosztó és skálázós kérdés, többszörös választást megengedő lista. A válaszokhoz megjegyzéseket fűzhetünk a kitöltéskor megjelenő tooltipnél, s ezek a szavak kereshető szabadszöveges metaadatok lesznek. Az űrlapok tartalmaznak egy felugró ablakban megjelenő adatkezelési nyilatkozatot is, amit a kitöltéskor el kell fogadni.
A szerkesztés során mezőszinten szabályozhatjuk a láthatóságot, a folyamattámogatási opció választásával pedig ez egyébként rejtett, kapcsolati mezők jelennek meg az űrlapon.

Kitöltés-ellenőrzés
A kérdőív kitöltésénél számos ellenőrző funkció működhet. Ilyen a kitöltés és a kötelező mező vizsgálat. Az eszköz a szöveges mezőket reguláris kifejezésekkel ellenőrzi, s a nem megfelelő értékeket jelzi a felhasználónak. Egy előszűrő megoldás pedig lehetővé teszi, hogy az űrlap első oldalán kritérium-kérdéseket adjunk meg, s az azokra adott válaszoktól függően jelenjenek meg a második oldal kérdései, illetve beállítható, hogy hány helyesen megadott válasz esetén jussunk el a kritériumnak megfelelt vagy nem megfelelt oldalra. Ez a funkció hasznos lehet például termékajánlók esetén. A rosszindulatú adatok kiszűrésére a rendszer többféle szűrőt (JavaScript, SQL, HQL) használ.

Tájékozódás
Az űrlap-adminisztrátorok tájékozódását többféle szűrő segíti. A menürendszeren kiválaszthatnak egy előszűrő menüelemet, s az így kapott eredménylistán további keresési vagy szűrési feltételeket adhatnak meg. A tartalomban való keresés mellett metaadatokra is szűrhetnek.
A kitöltött kérdőívek listájában is további feltételeket adhatunk meg, mint például dátum vagy helyes válasz. Ez utóbbinál azok az űrlapok jelennek meg, ahol a helyes válaszok száma eléri a megadott minimumot.
A találati listák teljes vagy rövidített tartalmát CSV-formában exportálhatjuk ki.