A gyártó cégek például a beszerzés, a termékbevezetés, az anyag- és készletkezelés optimalizálására törekednek. Az állami szervek az ügykezelési, engedélykérelmezési, beszerzési, logisztikai és adózási folyamatok akadálytalan működésén dolgoznak. A pénzügyi szolgáltatók pedig olyan folyamatok redundanciáinak kiküszöbölésére fókuszálnak, mint a hitelügyintézés, a kárigény-feldolgozás, a biztosításkötés vagy a számlanyitás.

Bevitelkezelés
– E folyamatok mindegyikében számos dokumentumot szükséges feldolgozni, létrehozni, gyakran magukat a folyamatokat is egy papíralapú dokumentum beérkezése indítja el, gondoljunk csak a hiteligénylésre vagy megrendelésre – mondta Belső Barnabás, az EMC Magyarország szakértője. – Ezért itt a hatékonyságnövelés elsődleges tényezője, hogy a folyamatok során szükséges információt könynyen elérhetővé tegye a résztvevők számára. Mindehhez automatizálásra és digitális formátumban tárolt és kezelt információra van szükség. A digitalizált információ egyszerűbben és olcsóbban kezelhető, mint a papíralapú, könnyebb a hozzáférés biztosítása, nem kapcsolódik hozzá anyagmozgatási költség, és nagyságrendekkel gyorsabban kereshető vissza.
– Az információk azonban a vállalatoknál, intézményeknél jellemzően adatbázis-kezelő rendszerekben, rosszabb esetben csak papíron találhatók meg – tette hozzá Belső Barnabás. – Ma már léteznek olyan, úgynevezett input menedzsment eszközök, mint például az EMC Captiva, melyek segítségével a papíron, faxon, e-mail csatolmányként, multifunkcionális eszközön keresztül érkező dokumentumok tömegesen archiválhatók elektronikus formátumban.
A dokumentumok digitalizálása, az ún. imaging maga is egy folyamat, amely ma már igen magas fokon automatizálható. A hagyományos szkennelésen túl ennek része a dokumentumok osztályozása, a kulcsfontosságú adatok kinyerése, ellenőrzése és összevetése akár külső adatforrásokkal, majd a kinyert információk átadása a célrendszereknek.

Dokumentumok megosztása az üzleti folyamatokkal
– A szervezetek által birtokolt adatvagyon 80 százaléka nem strukturált, azaz nem adatbázisban, illetve dokumentumkezelő rendszerben kezelt dokumentumokban rögzített, vagy csupán papíron létező információ – veszi át a szót Gerlei Gábor, az Alerant Informatikai Zrt. szakértője. – A nem strukturált információk kezelésére is az a legjobb stratégia, amit a strukturált adatokkal teszünk, vagyis célrendszerekben tároljuk és kezeljük őket. Ezáltal a célrendszereket használó alkalmazások is elérhetik a nem strukturált formában meglévő információkat. Míg a strukturált adatok számára egy relációs adatbázis-kezelő a megfelelő hely, a dokumentumok megfelelő tárolásához egy robusztus tartalomkezelő rendszer szükséges.
A piac legérettebb tartalomkezelő megoldása, az EMC Documentum egy ilyen nagy rendelkezésre állású tartalomtár. Lehetővé teszi a nagy mennyiségben keletkező információk archiválását, amelyekhez hozzáférést biztosít az üzleti folyamatok számára. Ez kétféleképpen történhet. Egyrészt a tartalomkezelő által nyújtott webszolgáltatások használatával, másrészt a vállalatnál bevezetett BPM-eszközből is meghívható a tartalomkezelő BPM-modulja.
Az előbbi megoldásnál a folyamatok nem dokumentumorientáltak, és általában nem kapcsolódik hozzájuk nagy tömegű dokumentum. Azokban az esetekben viszont, amikor a dokumentumkezelés előtérbe kerül, érdemes a folyamatelemhez a tartalomkezelő BPM-modulját felhasználni. A dokumentumkezeléshez kapcsolódó folyamatelem így bekapcsolható egy másik BPM-eszköz által létrehozott folyamatba, illetve a folyamatelembe is beilleszthető további üzleti folyamat. A tartalomkezelő eszközök közül az EMC BPM-eszköze, a Documentum Process Suite képes egy ilyen összetett feladat megoldására. Segítségével a BPM-megoldást nem kell számos dokumentumsilóval integrálni, ez gyorsan és egyszerűen megtehető a Documentum gyári webszolgáltatásainak alkalmazásával. Így nemcsak implementációs idő takarítható meg, de áttekinthető marad az információs infrastruktúra is.

Az üzleti folyamatok életciklusa
– Nagyon fontos, hogy a dokumentumkezeléssel összekapcsolt üzleti folyamatoknak is van életciklusuk, amely a kezdeti koncepció kialakításától a végső felhasználásig terjed –mondta Gerlei Gábor. – Ennek során a folyamatok periodikus módosításokon esnek át az üzleti követelmények és a dokumentumok változásai miatt. A BPM-megoldások előnyeinek teljes kiaknázásához, a folyamatok hosszú távú kezeléséhez, valamint az aktuális igények kielégítéséhez tehát életciklus-alapú megközelítésre van szükség. Ezért érdemes olyan tartalomkezelő eszközt választani, amelynek funkcionalitása a Documentum Process Suiteéhoz hasonlóan ezt támogatja.
A folyamat életciklusának négy állomása van. Az elemzés fázisában az üzleti szereplők és a folyamatfelmérést végző tanácsadók határozzák meg a tevékenységeket, a végrehajtókat, valamint az információáramlás módját. A Documentum Process Analyzer segítségével vizualizálhatják az üzleti folyamatokat, valamint megoszthatják azok aktuális állapotát a vállalati portálon keresztül, a folyamat szereplői így valamennyien egyszerű módon hozzáférhetnek.
Amint üzleti szempontból véglegesítették a folyamatot, azt implementálásra átadják a folyamatfejlesztőknek. A megvalósítás a felhasználói felület kialakításának és a rendszerintegrációnak a szakasza. A Documentum eszközök esetében az üzleti folyamat modellje átemelhető a technológiai implementációra szolgáló alkalmazásba, a Process Builderbe. A tevékenységek tranzakciós felületeinek összeállítását egy vizuális felülettervező eszközzel végzik, szükségtelenné téve az időigényes és kockázatos kódolást.
A végrehajtás során az üzleti felhasználók használják az alkalmazást. A Documentum esetében erről a Process Engine gondoskodik, s egyben felel a tevékenységek összehangolásáért is. Mivel szoros integrációban áll a Documentum Content Serverrel, direkt hozzáférése van a folyamatokat érintő dokumentumok teljes köréhez. Integrációs lehetőséget biztosít külső rendszerekhez is, így a folyamatok során dinamikusan küldhetők és fogadhatók adatok. A folyamat futása akár fel is függeszthető, amíg azt egy külső rendszer felől érkező rendszerhívás – az adat érkezése – újra nem indítja. Mindez egyszerűen, fejlesztés nélkül, csupán paraméterezés segítségével elvégezhető.
Végül a vállalat monitorozhatja a valós idejű értesítéseket, vezérlőpultokat és teljesítménymutatókat (KPI-ket), majd az eredményeket visszacsatolhatja az üzleti folyamatmodellbe.
– Ahol a folyamatok középpontjában a dokumentumok és azok feldolgozása áll, s ahol nagy mennyiségű bejövő strukturálatlan információval kell megbirkózni, ott érdemes egy tartalomkezelő eszközt választani – mondta Belső Barnabás. – Ha a vállalat számára problémát jelent az elektronikus dokumentumok integrációja már meglévő üzleti folyamataival, akkor fontos, hogy ez integrált folyamatkezelő eszköz legyen, amely összekapcsolható a már meglévő BPM-rendszerekkel implementált folyamatokkal. Ezáltal a dokumentumkezeléshez kapcsolódó részfolyamatok a nagyvállalati folyamatok szerves részévé válhatnak.