Rejtett információk
A már létező dokumentumokban megtalálható explicit információk összegyűjtése, és metarendszerekben elhelyezett, kereshető publikációja megoldhatónak tűnt szabályozással, illetve a régi csatornák (saját weboldalak, megosztott állományok) megszüntetésével. A problémát azonban mindig is a rejtett információk kinyerése jelentette. Ezek egy részét nem írják le, más részük a belső – működő – folyamatok lefutásának módjában jelenik meg. Sokszor előfordul, hogy egy adott, nem szabályozott belső folyamatot a különböző felhasználói csoportok egymástól merőben eltérő módon kezelnek.
Bármilyen tudásról legyen is szó, mindig problémát jelent a motiváció kérdése. Egy új felület használatának elsajátítása plusz ráfordítást igényel.
Az utóbbi időben megjelent portál-keretrendszerek és elsősorban a Web 2 által meghonosított felhasználói attitűd megnyitja a kaput az új generációs intranet portálok megjelenése előtt. Nem véletlen, hogy az Egyesült Államokban a portál piac az elmúlt évben igen jelentős növekedést produkált, ami szakértők szerint ebben az évben is folytatódik. A globális vállalati portálpiac is szépen teljesít, a BEA legfrissebb felmérése szerint évi 9 százalékos növekedés várható, a piac értéke pedig 2011-re eléri az 1,4 milliárd dollárt.

Koncentráljunk a felhasználókra
A modern portál-keretrendszerek integrálva tartalmazzák azokat az elemeket, amelyek egy komplett megoldás felépítéséhez szükségesek. Például a BEA AquaLogic User Interaction (ALUI) megoldásában integrált tartalomkezelő, csoportmunka-támogató, a felhasználói tevékenységet elemző komponensek, kész alkalmazások (szavazás, dokumentummegjelenítő, általános beviteli form kezelő, riport, fórum), illetve alkalmazáskomponensek találhatók. Ezeknek köszönhetően a portálépítés technológiai kérdései háttérbe szorulnak, s a projekttagok valóban a fontos dolgokra, az összegyűjthető információkra és a felhasználók igényeire koncentrálhatnak.
Az intranetportálok bevezetési ideje is drasztikusan lerövidült. A szabványok széles körű elfogadása lehetővé teszi, hogy a portál ne önálló szigetalkalmazásként álljon az infrastruktúra közepén, hanem aktívan kapcsolódjon a felhasználók által ismert és megszokott alkalmazásokhoz. A legmodernebb portál-keretrendszerek már valóban portálként működnek, azaz összegyűjtik a különböző háttérrendszerek által szolgáltatott portletek tartalmát, funkcióit, és egységes felületen jelenítik meg azokat, kiegészítve a szükséges jogosultságkezeléssel és személyre szabhatósággal.

Web 2 és tudáskezelés
A tudásmenedzsment-portálok építése során a legfontosabb feladat a felhasználók megnyerése, az új környezet tömeges használatához. A tapasztalat azt mutatja, hogy ezt nem lehet adminisztratív eszközökkel elérni. Olyan környezetet kell kialakítanunk, amely valóban használatra ösztönöz, illetve élvezetessé teszi a munkát. Ebben a beépített alkalmazáselemeken felül a különböző multimédiatartalmak megjelenítése és a testre szabható felhasználói felület segíthet.
Az egyre népszerűbb Web 2 alkalmazások elterjedése is a tudáskezelő portálok malmára hajtja a vizet, hiszen a felhasználók hozzászoktak a tudás megosztásának és a megosztott tudás felhasználásának különböző módjaihoz. A felhasználói szocializáció kihasználásához azonban szükség van olyan eszközökre, amelyek a vállalaton belül is lehetővé teszik a bevett technikák alkalmazását. Ezért például nem árt, ha az interaktív megoldások létrehozásához szükséges eszközkészletünket kiegészítjük blogolást lehetővé tévő, közösségi címkéző és kereső alkalmazással, s mindehhez még hozzáteszünk egy olyan applikációt, amely a funkciókat beilleszthető módon publikálja (mashup).

Folyamatokban a tudás
Legnehezebben a folyamatokban elrejtett tudást tudjuk megragadni. Az ezekkel kapcsolatos információk megjelennek a blogokban és a fórumokban, azonban ezek messze nem teljesek, és a felhasználók számára nehezen reprodukálható tudást jelentenek. A megoldás olyan folyamatkezelő motor használata, amelyben implementáljuk ezeket a folyamatokat, a használathoz szükséges felületekkel együtt. A felületek szabványos (wsrp) portletek, amelyek megjelenhetnek a felhasználó portál felületén közvetlenül, de ajánlóként egy blogban vagy közösségi linkgyűjteményben is.

Mártonffy Attila