Napjainkban szinte minden nagyvállalat küzd azzal a problémával, hogy tudásbázisa, belső folyamatai nincsenek megfelelően dokumentálva. Ezek jó része csak egy-egy zárt közösség, szervezeti egység számára ismert, így a hasonló problémákra több megoldás is születik a különböző területeken, ráadásul az sem biztos, hogy a végén egyformán kezelik majd az adott problémát – magyarázza Hidi Mátyás, az Alerant szakértője. Ennek elkerülésére a vállalati kommunikációban egyre gyakrabban használják az intranetes portálmegoldásokat, s ezek segítségével osztják meg a tudást egymás között.
Ez azonban önmagában nem mindig oldja meg a problémát, hiszen az ilyen portálok legtöbbször csak offline elérhető tartalmakat kezelnek. A manapság elterjedt kommunikációs csatornákat és tudásbázis-megoldásokat -- mint a Wikipédia, a blogolás vagy a fórum -- már a legtöbb portálmegoldás tartalmazza, azonban ezeken keresztül is csak az az információ érhető el, amelyet egyszer már valaki dokumentált vagy leírt, a felhasználók pedig önállóan keresgélnek bennük. A hatékonyabb információáramláshoz a vállalati dolgozókat szorosabban össze kell kapcsolni, felgyorsítva a közöttük levő kommunikációt.

Kommunikációs portálok
A vállalatokon belül olyan közösséget kell létrehozni, ahol annak tagjai ismerik és közvetlenül elérhetik egymást, valamint tudják, ki milyen területért felelős, milyen tudással rendelkezik, attól függetlenül, hogy ez a tudás dokumentált-e vagy sem. Ehhez olyan komponensek integrálására van szükség az intranetes portálokban, amelyek segítségével a felhasználókról megtudhatjuk, milyen csatornán (elektronikus levél, azonnali üzenetküldés, mobiltelefon, ip-telefon stb.) vehetjük fel velük a kapcsolatot, illetve melyek azok a csatornák, amelyeken rögtön el is érhetjük őket.
Ennek a feladatnak a megoldására a távközlésben is megjelentek azok az informatikában már megszokott technológiák, amelyek segítségével egységes platformon érhetők el az it- és a távközlési szolgáltatások. Nagyvállalatok esetében hatékony megoldás lehet például a belső vállalati portál és a belső telefonhálózat integrációja. Ma már egyszerűen fejleszthetők olyan kollaborációs portálok, amelyeken nem csak dokumentumok megosztása lehetséges, hanem a felhasználók közötti online, elérhetőségi (presence) státusz alapján történő kapcsolatfelvétel is.

Presence alapú szolgáltatások
A vállalati belső kommunikációban nagy szerep jut annak az információnak, hogy egy felhasználó adott időpontban milyen csatornán érhető el. Nagyvállalati környezetben sok ember számára ismert a helyzet, amikor szakértői támogatásra van szükség, de csak órák után jut el ahhoz a szakértőhöz, aki ténylegesen tud segíteni a problémánk megoldásában, nem ül éppen egy megbeszélésen, nincs szabadságon, és ráér a mi problémánkkal foglalkozni. Ilyen esetben például nagy segítség lehet egy olyan belső telefonhálózattal integrált portálalkalmazás, amelyen megtalálhatjuk a szakértőket, és azonnal rátalálunk arra, aki elérhető és segíteni tud.
Ezeket hívjuk presence alapú szolgáltatásoknak, megvalósításukhoz úgynevezett presence-kiszolgálóra van szükség. Az ilyen típusú szolgáltatások, illetve a Presence Server integrálása a vállalat belső információs portáljába nagymértékben javítja a vállalati belső kommunikációt, valamint a portálon elérhető információk felhasználhatóságát. Ez az integráció leghatékonyabban úgynevezett konvergens Java-alkalmazásszerverrel végezhető el. Ilyen például a BEA Weblogic SIP Server, amely egységes környezetben képes kezelni a http-, illetve a telekommunikációs csatornák kezeléséhez szükséges sip-jelzésprotokollt, és olyan szolgáltatásfejlesztési platformot nyújt, amelyben szabványos komponensek fejleszthetők hagyományos it-technológiával.

A web 2.0 szerepe
A web 2.0-ás technológiák -- mint például a mashup -- lehetővé teszik, hogy mindig az aktuális feladatnak megfelelően alakítsuk ki az intranetes portálon megjelenő tartalmakat, illetve hatékonyan integrálhassuk portálunkba a telekommunikációs és it-rendszerekben elérhető alapszolgáltatásokat. A mashup lényege, hogy bizonyos alapfunkciókat szabványos interfésszel látunk el, majd ezekből az alapfunkciókból (blog, telefonkönyv, híváskezdeményezés, üzenetküldés, naptár, konferenciahívás stb.) építjük fel a testre szabott portálunkat. Segítségével a telefonkönyvet kiegészíthetjük elérhetőségi információkkal, lehetőséget teremthetünk a portálokon történő híváskezdeményezésre (click-to-dial), vagy akár időzített konferenciabeszélgetést szervezhetünk a naptárban, és mindezt egy egységes portálfelületen, amely rugalmasan módosítható a változó igényekhez igazítva.

Mártonffy Attila