A vállalaton belüli együttműködés javításának első lépése általában egy teljes körű vizsgálat annak érdekében, hogy teljes képet kapjunk a vállalati együttműködés jelenlegi helyzetéről, hiányosságairól, problémáiról és jól működő elemeiről. Az áttekintés során érdemes feltérképezni az érintett területek jelenlegi folyamatait, a munkatársak és munkahelyi csoportok közötti kapcsolatokat, a kommunikáció jelenlegi formáit, eszközeit és hatékonyságát. Az üzleti igényeket is szem előtt tartva más-más kommunikációs eszközök, módszerek lehetnek fontosak. A hagyományos csoportmunka-támogató megoldások – statikus intranet portálok, dokumentum-megosztás, fórumok, levelezőlisták, azonnali üzenetküldés – mellett, illetve helyett, ma már a Web2.0 szellemében kialakított közösségi portálok kerülnek előtérbe – magyarázza Nagy Zoltán, az Alerant szakértője.

Közösségi eszközök – blogok…
Manapság a vállalati kommunikációban is létjogosultságot nyertek a közösségi neten régóta hódító blogok illetve wikik. Ezek nagy erőssége, hogy közvetlenebb hangnemben, lényegre törően szólnak az olvasóhoz, mellőzve az általános vagy marketingszemléletű megfogalmazásokat, körülírásokat. A (web)blog egyfajta egyéni megnyilatkozás, „egy--több” típusú kommunikáció, ahol egy szerző megosztja a tapasztalatait, egyéni gondolatait, nézeteit másokkal. A blog lehetőséget ad a visszacsatolásra is, a bejegyzésekre bárki reagálhat, de az olvasóknak nincs lehetőségük megváltoztatni a tartalmat.
A vállalati blogok is többfélék lehetnek, különböző célközönségnek szólhatnak, például belső munkatársaknak, ügyfeleknek, a téma iránt érdeklődő szakembereknek. Az amerikai Lewis PR szerint 2008-ban a cégek mintegy 90 százaléka indít valamilyen „közösségi média” kampányt, amelynek keretében például blogokba lehet írni.
A vállalati blogterek, azaz a bloggal kapcsolatos oldalak összességének nagy előnye, hogy közösségformáló szerepe van. A munkatársak könnyen megtalálják az azonos témákban érdekelt társaikat, hamar kialakulnak az egyes témák körüli közösségek. A munkatársak nemcsak a statikus intranetportálok telefonkönyveiből, illetve levelezésekből ismerik egymást, hanem folyamatosan nyomon követhetik mások tevékenységét.

… és wikik
A blogokkal ellentétben a wiki „több-több” típusú kommunikációs eszköz. Bárki írhat a wikibe új bejegyzést vagy módosíthatja a meglévőket. A wiki nagyszerű eszköz az információ megosztására és a visszajelzések, visszacsatolások követésére is. A blogokkal ellentétben a wikit folyamatosan alakítják, formálják, ezzel a közösségi szerveződéssel hamar értékes tudástárrá alakulhat. A wiki támogatja a közösségek, csapatok együttműködését, közös munkáját. Különösen akkor fontos ez, amikor az információkat több helyről kell begyűjteni és eggyé formálni.
A blogok, wikik vállalati bevezetését körültekintően kell megtenni, érdemes a kommunikációt szabályzatokkal a megfelelő mederben tartani és folyamatosan ellenőrizni, követni a bejegyzéseket. Minél jobb, használhatóbb wikit szeretne egy vállalat, annál többet kell fordítania a szabályozás kidolgozására és a felügyeletre.

Metainformációk
A különféle kollaborációs eszközök a kommunikációs lehetőségek széles tárházát kínálják, melyek ugyan megkönnyítik az együttműködést, de az információ heterogénné, szétszórttá és így nehezen kereshetővé válik. A rendszerezést segíthetik a különféle kategorizálási módszerek. Ilyen például a hierarchikus viszonyt jól kezelő taxonómia vagy a mellérendelő viszonyt reprezentáló „folksonómia” – közösségi címkézés – használata. A közösségi címkézés könnyen megvalósítható, gyors és hatékony eszköz a vállalati tartalmak ellátására metainformációkkal, szemben az előre meghatározott, kötött és költséges vállalati taxonómiákkal. A folksonómiánál mindenki bekapcsolódik a címkézési munkafolyamatba, bárki, bármilyen címkét használhat és hozzárendelheti a tartalmakhoz.
Az interneten elérhető több közösségi címkéző oldal is, amelyek segítségével tárolhatjuk az általunk megtalált és érdekesnek talált webes tartalmak url-jét, megoszthatjuk ezt a másokkal, illetve segítségével felfedezhetünk mások által már felderített és fontosnak talált tartalmakat (keep, share, discover).

Portál Web 2.0 alapon
A kollaborációs portálok célja, hogy eszközkészletükkel támogassák a vállalat hatékonyabb kommunikációját és ezzel az üzleti döntések meghozatalát. A hagyományos funkciók mellett egy korszerű, Web 2.0 alapokon kialakított belső kollaborációs portál alkalmazza a blog, wiki, címkézés és mashup eszközöket. Ezeket felhasználva a vállalaton belül működő projektek, illetve kisebb csoportok saját maguk állíthatnak össze testre szabott kollaborációs microsite-okat. Ilyen közösségi microsite biztosítja az információk és a tudás hatékony megosztását és felfedezhetőségét.

Mártonffy Attila