Egy-egy vállalatnál a százas nagyságrendet is elérheti a párhuzamosan futó IT projektek száma. Ezek vezetői szintű, hatékony átlátása nem egyszerű feladat, de elengedhetetlen ahhoz, hogy a vállalat stratégái megfelelő döntéseket hozzanak a szoftvervagyon továbbfejlesztéséről, az induló és futó projektek portfóliójának kezeléséről – mondja Horváth Attila az Alerant Zrt. technológiai igazgatóhelyettese.

Átlátható projektek
A Project Portfolio Management (PPM) témakör fogja át azokat a módszereket és eszközöket, melyekkel a vállalat informatikai projektjei olyan egységben kezelhetők, amivel a leghatékonyabban valósítják meg az üzleti célokat. A PPM legfontosabb célja, hogy a döntéshozók összegyűjtve és rendszerezve lássák a cég projektjeinek teljes életciklusát, valamint a rendszerből olyan információkat nyerjenek ki, amelyekkel javíthatják az informatikai projektberuházások megtérülését, összhangba hozva azokat a cég üzleti stratégiájával.
Az üzleti stratégia és így az üzleti igények a piac változásával együtt változnak. Ezek a változások általában rendkívül gyorsak, néha előfordul, hogy az igények változásának ritmusa gyorsabb, mint egy átlagos informatikai projekt átfutási ideje. Ezért fontos, hogy a projekteket ne csak a tervezési fázisban, hanem megvalósításuk közben is kövessük, hogy ha kell, menet közben igazítsuk a változó stratégiához. Ezzel párhuzamosan lényeges, hogy pontos képet kapjunk a futó projektek előrehaladásáról, a felhasznált erőforrások – tervekkel is összehasonlítható – mennyiségéről, az aktuális szkópokról, azok múltbeli és várható változásáról. Ezeknek az információknak a biztosítjá birtokában tudjuk optimálisan felhasználni a rendelkezésünkre álló erőforrásokat, megszűntetni a projektportfólióban mutatkozó redundanciákat, betömni a fellelhető réseket, továbbá leállítani a gyengén teljesítő projekteket, hogy azok ne vonhassanak el erőforrást a stratégiailag fontosabb projektektől. A futó és lezárt projektekből összegyűjtött – a felhasznált erőforrásokra, a határidők teljesítésére, a célok elérésére vonatkozó – adatok visszacsatolása szintén fontos része a rendszernek, mivel ezekkel javíthatjuk a projektportfólió-kezelési módszerünk hatékonyságát, és elérhetjük, hogy jövőbeni becsléseink, mérőszámaink pontosabbak legyenek.

Kulcskérdések
A Project Portfolio Management vállalaton belüli bevezetéséhez a mit, hogyan, mivel, kivel kérdésekre kell választ adnunk.

• Ehhez először is meg kell határoznunk, milyen területeket szeretnénk lefedni. A PPM-nek számos területen szolgálhat hozzáadott értékkel, amelyek közül ki kell választanunk a számunkra elsődlegeseket. A felhasználási terület meghatározása mellett definiálnunk kell a rendszer használóinak körét is. A Project Portfolio Management bevezetésének biztonságos és hatékony módja az iteratív és inkrementális bevezetés. A bevezetési tervben írjuk le a PPM funkciók bővítésének lépéseit, a bevezetési fázisok végén használt rendszerhatékonyság méréseket, és azt, hogy az így szerzett tapasztalatokkal hogyan finomítsuk tovább a rendszert.

• Fontos, hogy meghatározzuk azt a módszertant, amellyel projektportfóliónkat kezelni szeretnénk. Elsődleges célunk, hogy az IT befektetési stratégiát összhangba hozzuk a szervezet üzleti céljaival, miközben az architekturális irányoknak jövőbe mutatónak kell lenniük, biztosítva, hogy a vállalat ne veszítse el informatikai rugalmasságát és gyors reagálási képességét. Feltétlenül mérlegelnünk kell, hogy milyen befolyással lesz a meglévő üzleti folyamatokra a létrejövő szoftver, mekkora a TCO (total cost of ownership), milyen mértékben növekszik általa a vállalat bevétele, a projekt nem feszíti-e szét a szervezetet, megvannak-e a megfelelő beszállítói referenciák. Számolnunk kell azzal is, hogy milyen hatással lesz az alkalmazottakra az elkészülő szoftver, hogyan alakul a vevői elégedettség. Fontos, hogy a megelőző és az éles indulás utáni teljesítményt is mérni tudjuk. A fenti szempontokat figyelembe véve, a szervezet különböző szakértőit is bevonva kell meghatároznunk azt a kritériumrendszert, amelynek mentén a projektek priorizálását elvégezhetjük. A mérőszámok mellett döntési mechanizmusokat, adatgyűjtési módszereket, a visszacsatolás módját kell definiálnunk.

• A következő fontos feladat a munkánkat támogató eszköz/eszközök kiválasztása. Céljaink, munkamódszerünk, elvárásaink ismeretében számos gyártó PPM-eszköze jöhet szóba. A döntés előkészítéséhez az elsődleges szempontok – piaci részesedés, referenciák, liszenszdíj – alapján érdemes egy termékhalmazt meghatározni, s azt részletesebben megvizsgálni. A termékek funkcióit, architektúráját kell összevetnünk saját elvárásainkkal, s kiválasztanunk a PPM-céljainkat legjobban támogató eszközt. A termékek kollaborációs, munkaidőregisztrációs szolgáltatásokat nyújthatnak, integráltak lehetnek a projektek által használt projekttervezési eszközökkel, automatikus, ütemezett jelentésküldő szolgáltatást tartalmazhatnak, vagy akár Web Service interfészen keresztül ajánlhatják ki szolgáltatásaikat, ezzel lehetővé téve, hogy más alkalmazásokat szabványos módon csatolhassunk hozzájuk. Ne tévesszük szem elől, hogy az eszköznek ki kell szolgálnia a jövőbeni céljainkat is, ezért a választásnál vegyük figyelembe, hogy várhatóan milyen területek irányába szeretnénk kiterjeszteni majd a PPM-et.

• Végül szükség van egy csapatra, amely működteti a PPM-et. A működtetés meglehetősen költséges, ezért a szerepkörök megfelelő kiosztása, és a dedikáltan ezzel foglalkozó emberek megtalálása kulcsfontosságú. A szervezeten belül a PPM működtetéséért tipikusan a projektiroda vagy stratégiai projektiroda felel. Ez a szervezet fogja össze és támogatja a vállalat informatikai projektjeit, menedzseri, módszertani, eszközbeli támogatást ad a projektek és vezetőik számára. A csapat viszonylag kis létszámú, tagjai magasan képzettek, ők képesek arra, hogy a vezetői víziókat lefordítsák a szervezeti működésre. A PPM rendszer gazdái is, folyamatosan követik a stratégiai célok változásait, biztosítják az adatgyűjtést a projektekről, működtetik a döntési mechanizmusokat, visszacsatolják a mérések eredményeit, javítják a PPM működését.

Nagyításhoz, kérjük, kattintson a képre

A Project Portfolio Management a módszertan és az azt támogató eszköz rendszere, amelyet egy erre elkötelezett csapat működtet. Célja, hogy a kockázatok minimalizálása mellett az üzleti célokat legjobban kiszolgáló projektportfóliót adjon a vállalaton belül. Ez az egyre népszerűbb vezetői eszköz szisztematikus, megismételhető, racionális döntési mechanizmusokat vezet be, amelyek mind azt szolgálják, hogy a vállalat az üzletileg fontos, jövőbe mutató, kevésbé kockázatos projektekre összpontosítsa véges erőforrásait.