Ebből adódik, hogy egy ilyen projekt során elsősorban azok a lépések egyszerűsíthetők le, amelyek esetében a folyamatokat támogató informatikai rendszerekben ellenőrzésre van szükség, vagy egyszerre több, összefüggő adatkört kell módosítani – mondta Rátonyi János, az Alerant Zrt. szakértője.

Egy BPM-eszköz alkalmazásának másik előnye, hogy csökkenti az emberi hiba lehetőségét. Ha a jelenlegi informatikai rendszerek megengednek olyan lépéseket, amelyeket az írásbeli utasítások szabályrendszerei nem, akkor érdemes a BPM-eszközöket felhasználni ezek kiküszöbölésére.

A szakértő szerint további előnyt jelent, hogy a BPM-ben megvalósított üzleti folyamatok nyomonkövethetők, illetve a folyamatok futásáról könnyen készíthetők historikus és valósidejű statisztikák. Annak kiderítése, hogy adott pillanatban hol tart egy folyamat, alapvető igény a felhasználók és ügyfelek részéről, mivel az üzleti aktivitás monitorozása a vállalati vezetők döntéseit hatékonyan segítheti.

Nem utolsósorban fontos szempont lehet a felhasználók oktatására fordított idő is. A képzés főleg olyan vállalatoknál időigényes, amelyek bonyolult, esetleg gyakran módosuló ügyviteli folyamatokkal rendelkeznek, és ahol sokszor cserélődnek az alkalmazottak. A BPM-eszközök a folyamatok bonyolultságának egy részét beépítik az informatikai rendszerbe, ezzel egyszerűsítik a felhasználók által kezelt rendszereket, így rövidebb lesz a képzési idő is.

Eszközválasztás
Egy BPM-projekt estében műszaki szempontból az eszközök kiválasztása az első feladat. Rátonyi János szerint olyan eszköz mellett érdemes dönteni, amely az üzleti folyamatok teljes életciklusát képes menedzselni: az üzleti elemzést, műszaki tervezést és megvalósítást valamint az üzleti aktivitás monitorozást. A Gartner a BPM-eszközök piacáról készített és nemrégiben közzétett felmérésében (Magic Quadrant Report for Business Process Management Suites, 2007) már nem is foglalkozott azokkal a szállítókkal, melyek nem fedik le a teljes üzleti folyamatfejlesztési ciklust. Az elemzésben a BEA vezető helyen áll, megelőzve a versenytársakat, így például az IBM-et.

– Lényeges szempont, hogy a vezető kvadránsba került termékek közül csak az IBM és a BEA rendelkezik igazán komoly hazai támogatottsággal és installációs bázissal – fűzte hozzá a szakértő. – Egy jól kivitelezett BPM-projekt elképzelhetetlen a szolgáltatásorientált architektúra koncepciójának figyelembe vétele nélkül. Ezért a kiválasztott BPM-eszköznek jól együtt kell működnie az alatta kialakításra kerülő, SOA-alapú szolgáltatásréteggel, támogatnia kell például a webszolgáltatásokat, az UDDI csatolófelületet.

Szerves integráció
A BPM-alapú infrastruktúra kidolgozása komoly elkötelezettséget igényel mind a műszaki, mind az üzleti területek részéről. Fontos, hogy mindkét oldal vezetői ismerjék a projekt céljait és menetét.

– A BPM-eszközöket a vállalatok általában a már meglevő informatikai eszközök mellett, azokat kiegészítve vezetik be – mutatott rá Rátonyi János. – Ezért fontos, hogy az architektúra kialakításában, a BPM-eszköz integrációjában szerepet vállaljanak az IT-szervezet munkatársai. Ez a szerep leginkább a projekt első szakaszában, az architektúra kialakításakor hangsúlyos, de az IT-üzemeltető szervezetnek fel kell készülnie arra, hogy hosszú távon is megfelelő szintű támogatást nyújtson.

Üzleti szempontból a legfontosabb, hogy a BPM-eszközök által támogatott folyamatok gazdái részt vegyenek azok kialakításában. A szabályok pontos megértéséhez és értelmezéséhez, illetve az üzletifolyamat-modellek IT-megoldásának megvalósításához a projekt üzleti elemzőinek és az üzleti területek képviselőinek szorosan együtt kell dolgozniuk. Az üzleti elemzők részvételét egyes BPM-eszközök, mint például a BEA AquaLogic BPM-termékcsalád, aktívan támogatják.

– Egy BPM-eszköz bevezetésekor az első tennivaló a kiszolgáló infrastruktúra létrehozása – folytatta a szakértő. – Ezzel együtt ajánlott egy viszonylag egyszerű, az üzlet által is igényelt feladat megoldása. Így ebben a fázisban a tervezésben és fejlesztésben részt vevő munkatársak lehetőséget kapnak az új eszközök, módszerek megismerésére, miközben a projekt már rövid távon is látható eredményt ad.

A BPM-termékcsomagtól a vállalat természetesen több üzleti folyamat támogatását várja. Az architektúra kialakítása után a feladatok további ütemezését az üzleti területek prioritásai alapján érdemes meghatározni. A meglevő és leendő üzleti folyamatok, funkciók fontossága és bonyolultsága alapján kell eldönteni, melyeket érdemes BPM-eszközzel támogatni, majd az ütemezés következik. Fontos figyelni arra is, hogy a projekt ne terhelje túl se az informatikai, se az üzleti szervezet erőforrásait. A BPM által támogatott funkciók bevezetésének ütemezését mindenképpen egyeztetni kell az érintett üzleti területek vezetőivel. Ha a terv hosszú távra szól, akkor bizonyos időközönként szükség lehet a módosítása is.

A kidolgozott ütemterv alapján elkezdődhet a BPM-eszköz használatának kiterjesztése több üzleti folyamatra. Ez hagyományos rendszerintegrációs feladat, amely egy nagyobb, szakaszokra bontott vagy több, összefüggő projekt keretében valósulhat meg. Természetesen minden esetben fontos a változáskezelés, amely figyelemmel kíséri mind a projekt belső működéséből, mind a külső, befolyásoló tényezőkből eredő szempontokat.

– Már az indulástól érdemes minél több újrafelhasználható komponenst kialakítani, s ezt az elvet az informatikai infrastruktúra minden szintjén érvényesíteni – hangsúlyozta Rátonyi János. – Olyan funkciókat kell tervezni, melyek várhatóan több folyamat igényeit is kielégítik. Ez azt jelenti, hogy a BPM-projekt a szolgáltatásorientált architektúra alapjainak bevezetését is magával vonja, vagyis ez a kérdéskör összefügg a SOA-szolgáltatáskészlet kialakításának módszertanával. Hasznos már a BPM-eszközben általános működéssel bíró folyamatokat és részfolyamatokat tervezni. Ha több folyamat tartalmazza ugyanazt a funkciót (például ügyfél azonosítása dokumentumok vagy jelszó alapján, illetve az ügyfél tartozásainak ellenőrzése), akkor ezeket érdemes újrafelhasználható módon beépíteni. A többszöri fejlesztéseket úgy is elkerülhetjük, ha tervezéskor a hasonló eseteket, mint például az adatok létrehozását és módosítását, hasonló termékek, üzleti és lakossági ügyfelek kezelését, valamint bolti vagy call center csatornák által használt folyamatok megvalósítását egy folyamat keretében, paraméterezéssel oldjuk meg.

Az üzleti felhasználók támogatása
BPM kialakításánál különösen fontos az üzleti felhasználók támogatása. Mivel itt jellemzően sok felhasználó által kezelt, bonyolult folyamatokról van szó, gondoskodni kell a szükséges erőforrásokat biztosítani kell. A támogató feladatok közé tartozik az elkészült folyamatok oktatása, helpdesk működtetése, valamint a rendszer teljesítményének figyelemmel kísérése és hangolása.

Az Alerant szakértője szerint fel kell készülni arra is, hogy az elkészült BPM-folyamatokat idővel módosítani kell. Azt azonban minden szereplőnek figyelembe kell vennie, hogy azok az üzleti működést igénylő változások, amelyek korábban a folyamatokat szabályzó utasítások módosítását igényelték, egy BPM-folyamatban informatikai változással is járhatnak. Más szóval a változások átvezetése hosszabb ideig is eltarthat.

– A BPM-eszközök bevezetése nagyvállalati környezetben komoly üzleti előnyökkel járhat – mondta Rátonyi János. – Lehetőséget biztosít a gyakran ismételt ügyviteli folyamatok gyorsabb végrehajtására, miközben csökkenti az emberi hiba lehetőségét. A projektek során kulcsfontosságú a megfelelő eszköz kiválasztása, az informatikai és az üzleti területek képviselőinek bevonása, valamint a fejlesztések megfelelő, reális ütemezése.