Az elmúlt években sokat változott a vállalati belső portálok szerepe. Napjainkban a legfontosabb feladatuk, hogy olyan egységes felületet nyújtsanak, amelyen a felhasználók hozzáférhetnek a napi munkavégzéshez, valamint a vállalaton belüli és kívüli tájékozódáshoz szükséges információkhoz és eszközökhöz.

Kommunikációs központ
Ezek a korszerű portálok elérést biztosítanak a vállalat alkalmazásaihoz, dokumentumaihoz, s emellett a munkahelyen kívüli hír- és adatforrásokhoz. A felhasználók itt nézhetik meg a gazdasági híreket, itt tekinthetik át a közlekedési helyzetet, választhatják ki a leggyorsabb útvonalakat, tájékozódhatnak a repülőjáratokról. Ugyanakkor a vállalati portálok kommunikációs központtá is váltak -- hangsúlyozza Ertner Iván Péter, az Alerant Informatikai Zrt. szakértője. Az alkalmazottak a cég saját portáloldalán keresztül érik el a futó projektekkel kapcsolatos információkat, leveleznek munkatársaikkal, kezelik feladataikat, s osztják meg egymással az információkat. Sőt, innen jutnak el az olyan külső közösségi oldalakra is, mint az iwiw.
A portálok jellemzője, hogy rendkívül rugalmasak -- a felhasználók egyéni igényeiknek megfelelő portálszerkezetet állíthatnak össze. A portál-keretrendszer ehhez előre gyártott portálelemekkel, úgynevezett portletekkel szolgál. A portált használó cég a „gyári” portleteken kívül profiljának és igényeinek megfelelően továbbiakat is kialakíthat.
A BEA Aqualogic Interaction keretrendszerben a felhasználók például rss-megoldású hírek (tőzsdeárfolyamok, időjárás-jelentés, projektinformációk stb.), valamint kisebb alkalmazások (valutaváltás, roi-számítás) közül választhatnak, s egyszerű drag-and-drop technikával építhetik fel saját oldalukat. Természetesen a portálnak tartalmaznia kell beépített fórumot, feladatkezelő mechanizmust, keresőmotort is.
Mind hangsúlyosabb elvárás, hogy a portál által kínált alkalmazások informatikai beavatkozás nélkül legyenek testre szabhatók. E követelménynek megfelelve az Aqualogicban a felhasználó állíthatja össze még az adatbázis típusú alkalmazásokat is -- többek között a kontaktszemélyekről tárolt információs mezőket, szavazásokat.

Dokumentumok keresése, elérése
Ugyancsak fontos feladata a vállalati portálnak, hogy a munkafolyamatok támogatása érdekében megfelelő dokumentumelérést tegyen lehetővé -- ez manapság természetesen már nemcsak a különböző formátumú szöveges dokumentumokat jelenti, hanem a hang- és videofelvételeket is. A BEA Aqualogic portál egyszerű és részletes keresője segítségével a portálon, a belső hálózaton és a számítógépen levő anyagok között egyaránt kereshetünk, de kiegészíthető ez a funkció a világhálón való kereséssel is. Az eredmények rendezetten, könyvtárstruktúrákban is elmenthetők; az így felépített tudástár ad módot az információk könnyű felhasználására.
Az intelligens portálmegoldások a dokumentumokkal kapcsolatos közös munkát is támogatják. A közös felhasználás előnye, hogy megkönnyíti a vállalatoknál felhalmozott, nagy dokumentumtömegben való tájékozódást. Az anyagok ugyanis megjelölhetők, véleményezhetők, megtekinthető a látogatottságuk, sőt a felhasználók a fontosnak tartott anyagokról értesítést is küldhetnek egymásnak, így az értékes dokumentumok előtérbe kerülnek. A BEA Aqualogic jelzi a különböző felhasználók változtatásait, s a követhetőség érdekében archiválja a megelőző verziókat.

Csoportmunka és biztonság
S ezzel el is érkeztünk a belső portálok következő nagy feladatköréhez, a csoportmunka támogatásához -- mondja Ertner Iván Péter. Ehhez a portálrendszeren lehetővé kell tennie, hogy egy-egy felhasználó több projekthez is tartozzon, s ezekben más és más szerepkörrel rendelkezzen. Így az Aqualogic portálon az egyes felhasználók több projektet is kezelhetnek, s a projektek résztvevői (a csoportok tagjai) a szerepkörök szerint tarthatók nyilván.
Számos funkció segíti a közös munkát. A munkatársak személyhez és projekthez rendelt naptárral szervezhetik megbeszéléseiket, kezelhetik feladataikat, levelet és üzenetet küldhetnek egymásnak, a párbeszéd előmozdítására közösségi fórumokat hozhatnak létre, vagy kérdőíveket állíthatnak össze a visszajelzések összegyűjtéséhez. A portálok átfogó funkcionalitással is rendelkeznek, mint amilyen például a projektek menedzselése, ahol a feladatok kezelése összekapcsolódik a naptárral, a levelezéssel és a dokumentumkezeléssel is.
Természetesen azt is szabályozni kell tudni, hogy melyik dokumentumhoz ki férhet hozzá -- mutat rá az Alerant szakértője. Éppen ezért az Aqualogic portálon egyenként állítható be az anyagok elérési jogosultsága egy-egy dokumentum titkosítása és megosztása.
Nagyon fontos az is, hogy a felhasználók integrált megoldást kapjanak, ne kelljen több alkalmazást párhuzamosan futtatniuk. Ennek érdekében az Aqualogicban az egyedi vállalati alkalmazások portletekként beágyazhatók a portáloldalba, illetve a hasonló funkcionalitású alkalmazások szinkronizálhatók. Így többek között a Microsoft Outlookban vezetett levelezés vagy a MS Projectben kezelt projektek beemelhetők az Aqualogic portálalkalmazásaiba.

Matula Zsolt